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Eメール 受信ボックスの管理方法

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Eメール 受信ボックスの管理方...
Eメールが作られたときから、何十億通ものEメールがノンストップで送受信されています。最近送ったり、受信したEメールを再度確認することはあるかもしれませんが、インボックスに保管されている膨大な量のEメールについてはどうでしょうか。なんと約1億通ものメールをインボックスにためてる方がおられました。

あなたのインボックスも、そろそろEメールの整理を始める時期かもしれません。ここでは、Eメール整理を始めるための4つのコツをご紹介します。

1.Eメール整理のための時間を設ける

一日の最後でも、朝のコーヒーの後でもかまいませんので、すべてのEメールを管理したり、読んだり、返信をする時間を設けましょう。さらに、この時間をセットすることで、1日中に渡って、インボックスの管理をするという気の散る作業から開放されます。

2.フォルダーを作るときは、プロジェクトで分けるのではなく、「期限」で分ける

時に、フォルダーを作るだけでは、Eメールを正しく、効果的に整理するのに不十分な場合があります。それぞれのプロジェクトやサブプロジェクトに対してフォルダーを作るのは、面倒ですし、やっかいな作業となってしまいます。なので、フォルダー名の変わりに「期限」を利用することが大切です。期限に沿って、Eメールを整理していくこと(例えば、「今日中」、「今週中」、「今月中」など)で、最初に終えるべきタスクに集中することができます。

3.Eメールは一度しか触らないようにする

インボックスを管理したり、正しいフォルダーを作成するための時間を設定したら、Eメールを掘り起こし、整理していきましょう。「Eメールを触るのは、一度だけ」というルールを守りましょう。Eメールを開け、読んだら、そのメールを正しいフォルダーに振り分けるか、すぐに返信しましょう。後まで延ばして、他の時間帯に対応することはやめましょう。これによって、対応が完了していないEメールにストレスを感じることがなくなるだけでなく、インボックスをきれいに整頓された状態で保つことができるでしょう。

そして最後に、

4.Eメールの定期購読をやめる・削除する

Eメールの定期購読を停止したり、削除することは、申し訳ない気持ちになるかもしれませんが、定期購読をすると、結局は、何かを削除しないといけなくなるほどEメールクライアントが遅くなり、ゴミ箱ボックスがいっぱいになってしまいます。替わりに、Unsubscriberや Unlistr、Unroll.me といったサービスを使って、不要となったEメールの定期購読を停止しましょう。そして、最後にゴミ箱ボックスを空にし、Eメールの空き容量を増やす時間を取ることを忘れないでください。
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KUMA
Commented by KUMA
Posted at 2018-05-15 14:46

このルールが早急に広まることを期待している一人です。

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